Ostatnia aktualizacja dokumentu: 6 maja 2021
Spark jest bezpiecznym komunikatorem, który można wykorzystać do komunikacji z każdym serwerem obsługującym protokół XMPP zarówno wewnątrz firmy, jak i w internecie. Jest bardzo wygodny w użytkowaniu i posiada przejrzysty interfejs użytkownika. Doskonale się sprawdza jako podstawowy komunikator do wymiany szybkich informacji w zespołach zadaniowych w każdego typu organizacji.
Rozpoczęcie pracy z komunikatorem
Komunikator przy pierwszym uruchomieniu wymaga podania podstawowych informacji jak nazwa użytkownika, hasło oraz serwer do którego ma nastąpić połączenie. W zależności od przyjętych mechanizmów w danej organizacji, można komunikator podłączyć do wewnętrznych usług uwierzytelniania w firmie i wykorzystać centralne repozytoria użytkowników oraz haseł.
Opisywana w niniejszym poradniku wersja komunikatora to 3.0 Beta (testowa), dlatego niektóre obrazy mogą się nieznacznie różnić od widoku obecnie używanej stabilnej wersji 2.9.4. Niezależnie od posiadanej wersji aplikacji, większość funkcji znajduje się w tym samym miejscu w obu wersjach.
Po udanym zalogowaniu się użytkownika aplikacja przechodzi do pracy w domyślnym widoku listy kontaktów (jak na poniższym obrazie).
Widok główny aplikacji
Po poprawnym zalogowaniu użytkownika do serwera zobaczy on domyślny widok aplikacji, t. j. widok listy kontaktów. Widok główny aplikacji podzielony jest na trzy części.
Część I – znajdująca się w górnej części okna, wyświetla awatar użytkownika (jeżeli został dodany w ustawieniach profilu użytkownika), jego nazwę oraz umożliwia ręczną zmianę statusu użytkownika. Statusy można również tworzyć własne (przykład został przedstawiony w dalszej części dokumentu).
Część II – znajduje się w środkowej części okna i przedstawia listę kontaktów oraz ich aktualne statusy dostępności. Listą można operować z poziomu górnego menu (opcja Kontakty), gdzie można wyłączyć na liście kontaktów wyświetlanie pustych grup albo wyłączyć wyświetlanie nieaktywnych użytkowników.
Część III – znajduje się na dole okna i zawiera dwie zakładki „Kontakty” oraz „Konferencje”. Domyślnie aktywna jest zakładka „Kontakty” wyświetlająca listę kontaktów. W zakładce „Konferencje” widoczne są dla danej organizacji usługi konferencyjne, umożliwiające korzystanie z grupowych kanałów czatów. Pokoje konferencyjne umożliwiają jednoczesne komunikowanie się nawet wszystkim użytkownikom jednocześnie.
W widoku głównym aplikacji użytkownicy są oznaczani odpowiednimi statusami wynikającymi z ich aktualnej dostępności. Ogólnie zostało przyjęte w tego typu komunikatorach, że kolor zielony oznacza najlepszą chwilową dostępność użytkowników, kolor pomarańczowy oznacza tymczasowe zaangażowanie użytkownika w inne sprawy, natomiast kolorem czerwonym oznacza się status gdy użytkownik jest bardzo zajęty i nie może w danym momencie brać udziału w konwersacji.
Po podłączeniu do serwera użytkownik automatycznie otrzymuje status „Dostępny” oznaczany kolorem zielonym. Oznacza to, że wiadomości wysyłane do użytkownika zostaną prawdopodobnie natychmiast odczytane. W przypadku braku interakcji użytkownika z jego komputerem przez okres 3 minut, status użytkownika automatycznie zmienia się na „Zaraz wracam” informując innych użytkowników, że ta osoba chwilowo nie korzysta aktywnie z komputera i wysyłane wiadomości mogą zostać odczytane z pewnym opóźnieniem.
Rozpoczęcie konwersacji z wybranym użytkownikiem następuje po podwójnym kliknięciu na nazwę osoby znajdującej się na liście dostępnych kontaktów. Tworzenie konwersacji w pokojach konferencyjnych dla większej grupy kontaktów został opisany w dalszej części dokumentu.
Dostosowanie sparka do własnych potrzeb i uzupełnienie danych w profilu
Komunikator można dostosować do swoich potrzeb, aby korzystanie z niego było wygodniejsze. Jak już wspomniano we wcześniejszej część podręcznika, jest możliwość ukrywania na liście kontaktów pustych grup lub nieaktywnych użytkowników, którzy po połączeniu się z serwerem pojawią się na liście kontaktowej automatycznie ponieważ nie będą już nieaktywnymi użytkownikami.
Operacje na statusach dostępności
Użytkownicy mogą również ręcznie zmieniać swoje statusy dostępności oraz dodawać własne tak, jak to zostało przedstawione na poniższych obrazach. Dodanie nowych opisów statusów można przeprowadzić wybierając opcję „Edytuj opis statusu” znajdującą się w dolnej części listy dostępnych statusów. Przykłady dodanych niestandardowych opisów statusów zawiera poniższy obrazek znajdujący się z prawej strony.
Zmiana danych profilowych
Chcąc udostępniać innym użytkownikom swoje dane bezpośrednio w komunikatorze, należy uzupełnić dane w swoim profilu. Aby tego dokonać należy wejść w menu aplikacji, wybrać menu „Plik” a następnie „Edytuj mój profil”. Edytując profil każdy z użytkowników ma możliwość zmiany swoich danych kontaktowych w poszczególnych zakładkach oraz ustawić swój awatar. Większe organizacje zachęcają do umieszczania jako awatar zdjęcia pracownika jeżeli nie mają oni możliwości spotkania się i poznania w organizacji (szczególnie w rozproszonych organizacjach z wieloma lokalizacjami).
Komunikacja grupowa (pokoje konferencyjne)
Komunikacja grupowa jest świetnym rozwiązaniem dla pracy zespołowej. Członkowie zespołów mogą wymieniać się informacjami na temat projektów czy realizacji zleconych zadań szybko, bezpośrednio między użytkownikami i bez używania znacznie wolniejszej i mniej wygodnej do tego typu komunikacji poczty elektronicznej.
Pokoje konferencyjne użytkownicy mogą tworzyć sami dla swoich potrzeb lub mogą być utworzone na poziomie serwera. Zazwyczaj stosuje się mieszane podejście. Dla całej organizacji lub projektów tworzy się pokoje stałe na poziomie serwera. Dla doraźnych potrzeb zespołów, użytkownicy tworzą pokoje konferencyjne samodzielnie.
Przykładowo organizacje tworzą ogólne pokoje konferencyjne do luźnych spotkań i dyskusji pracowników w ramach przerw w pracy, np. „Przerwa na kawę” czy „Co tam dzisiaj się dzieje na świecie?” oraz dla poważniejszych spraw np. „Dyskusje zarządu”, „Kadra kierownicza”, „Projekt SOLO – sprawy bieżące” itp.
Podłączanie do pokoi konferencyjnych
W celu sprawdzenia czy dana organizacja udostępnia dla pracowników stałe pokoje konferencyjne należy sprawdzić listę dostępnych pokoi. W głównym oknie aplikacji, w dolnej części należy przejść do zakładki „Konferencje”. Zostaną wyświetlone wszystkie dostępne usługi konferencyjne. W poniższym przypadku jest jedna dostępna usługa „conference.im.open-audit.eu”. Po dwukrotnym kliknięciu w znajdującą się usługę na liście zostanie wyświetlone okno z dostępnymi dla użytkownika pokojami konferencyjnymi. Jak widać na poniższych obrazach, dostępne są pokoje „Przerwa na kawę” oraz doraźnie utworzony pokój przez użytkownika Kowalskiego.
Dwukrotne kliknięcie w wybrany pokój konferencyjny spowoduje, że użytkownik dołączy do dyskusji. Innym sposobem wyświetlenia listy dostępnych pokoi jest wybranie z menu aplikacji opcji „Czynności” i następnie „Dołącz do pokoju konferencyjnego”.
Okno pokoju konferencyjnego składa się z trzech części. Jedna przeznaczona jest do wyświetlania konwersacji, druga do wyświetlenia listy uczestników w danym pokoju konferencyjnym, a trzecia część przeznaczona jest do wpisywania własnych treści.
Tworzenie własnych pokoi konferencyjnych
Każdy użytkownik może utworzyć własny pokój konferencyjny i zaprosić innych użytkowników. Może również nadać uprawnienia do takiego pokoju określając czy ma on być widoczny dla innych, kto może do niego dołączać, zmieniać temat pokoju itp.
Aby utworzyć nowy pokój należy wybrać z menu aplikacji opcję „Czynności” i następnie „Rozpocznij konferencję”. W kolejnym oknie można wybrać z listy współdzielonej osoby, które będą brały udział w spotkaniu.
Gdy pokój zostanie utworzony zostaną wysłane zaproszenia do osób, które zostały wcześniej wybrane z listy. Osoby te za pośrednictwem komunikatora zostaną zapytanie czy chcą dołączyć do danej konferencji.
Osoba, która utworzyła pokój konferencyjny jest jego właścicielem i może go konfigurować nakładając dodatkowe ograniczenia do korzystania z niego. Można wybrać opcję, że pokój jest tylko dla osób zaproszonych albo że niezbędne jest hasło aby do niego dołączyć. Jest to o tyle praktyczne rozwiązanie, że przykładowo pracownicy nie będą mogli „podejrzeć” spotkań zarządu czy kierowników w swojej organizacji.
Aby ustawić dodatkowe opcje dla utworzonego pokoju należy w oknie czatu, pod listą uczestników wybrać ikonę „Konfiguruj pokój”. Nazwa pokoju może być dowolna i można ją nadać zarówno na etapie tworzenia pokoju, jak i podczas jego konfiguracji jak poniżej.
Pokoje konferencyjne utworzone przez użytkowników nie są stałe. Usuwane są automatycznie po opuszczeniu danego pokoju przez ostatniego użytkownika. Pokoje konferencyjne stałe, wygenerowane w obrębie (lub dla) danej organizacji nie są usuwane.
Treść konwersacji pomiędzy dwoma użytkownikami oraz w pokojach konferencjyjnych nie jest przechowywana na serwerze. Istnieje możliwość, że wiadomości mogą być przechowywane wyłącznie na komputerach użytkowników i mogą być przez nich usuwane z historii. Administrator serwera komunikatora nie ma dostępu do przechowywanej lokalnie na komputerach historii konwersacji.