Słownik

Administrator danych / Administrator – organ odpowiedzialny za stosowanie wymagań prawnych oraz do stosowania rozwiązań technicznych i organizacyjnych w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych;

Inspektor Ochrony Danych (IOD) – Marcin Kurpiewski działający jako przedsiębiorca pod nazwą „Open Audit Marcin Kurpiewski”;

Uczestnik szkolenia – osoba skierowana przez Administratora danych do przeszkolenia z podstaw ochrony danych osobowych. Uczestnikiem może być pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę, współpracownik (działający na podstawie umowy cywilnoprawnej), przedsiębiorca, który zawarł z Administratorem umowę na dostawę towarów lub usług (lub jego pracownicy), osoby odbywające staż oraz praktyki zawodowe.

Odbiorcy procedury

Pracownicy działu kadr w organizacji lub inne osoby wspierające dział kadr w koordynacji szkolenia oraz instruktaże wewnątrz organizacji (np. dla nowych pracowników);
Uczestnicy szkolenia;
IOD

Cel i zakres stosowania

Procedura ma na celu przekazanie informacji jak przejść e-szkolenie z zakresu ochrony danych osobowych. Procedura jest udostępniana organizacjom współpracującym z Open Audit Marcin Kurpiewski na podstawie zawartej umowy cywilnoprawnej lub na podstawie umowy na dostawę towarów i usług.

Zauważone rozbieżności pomiędzy niniejszą procedurą, a jej faktycznym przebiegiem należy zgłaszać bezpośrednio do IOD.

Treść dokumentu

Rejestracja uczestnika.

Pracownik działu kadr, przełożony pracownika lub inna uprawniona osoba, przesyła do inspektora ochrony danych informację o pracowniku w celu założenia konta w systemie szkoleniowym. Dane niezbędne do założenia konta to imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa komórki organizacyjnej;
Jeżeli pracownikowi nie został nadany unikalny służbowy adres e-mail, należy podać inny adres e-mail np. osoby uprawnionej, wskazanej w poprzednim punkcie do przesyłania danych inspektorowi;
Przesłanie inspektorowi ochrony danych prywatnego adresu e-mail osoby wymagającej przeszkolenia może odbyć się wyłącznie za zgodą tej osoby (właściciela adresu e-mail);
Inspektor ochrony danych zakłada konto użytkownikowi na podstawie wskazanych danych. Nazwa użytkownika nadawana jest wg ustalonego schematu, który zapewnia unikalność nazw kont dla każdej organizacji. Przykładowo nazwa konta może mieć postać dla Jana Kowalskiego: <kod_miasta>_<skrócona_nazwa_firmy>_jkowalski ;
Założenie konta wskazanemu pracownikowi powoduje wysłanie automatycznego komunikatu z systemu szkoleniowego na wskazany adres e-mail. W wiadomości e-mail zostanie zawarta nazwa konta pracownika, adres strony logowania systemu szkoleniowego oraz wygenerowane losowo hasło;
Uwaga! Podanie błędnego adresu e-mail spowoduje, że nie zostaną dostarczone informacje, o których mowa w powyższym punkcie. Ponadto, użytkownik nie będzie mógł skorzystać z funkcji odzyskania hasła, gdyż wiadomość odzyskująca hasło zostanie wysłana na nieprawidłowy adres e-mail.

Wybór szkolenia przez uczestnika.
- Uczestnik szkolenia po wejściu na stronę https://lms.open-audit.eu/ zobaczy dostępne kategorie kursów. Należy kliknąć w kategorię „Dane osobowe” i dalej wybrać kurs o nazwie „Rozporządzenie RODO”. Po kliknięciu w tą nazwę kursu pracownik musi się zalogować podając przekazane przez IOD dane;

Logowanie do systemu szkoleniowego następuje po poprawnym podaniu nazwy użytkownika (lub adresu e-mail) oraz hasła. Logowanie za pomocą adresu e-mail nie jest możliwe, jeżeli do kilku kont przypisany jest jeden adres e-mail;

Po zalogowaniu się, jeżeli system tego zażąda – należy zmienić hasło dostępowe. W innym przypadku nie ma takiej potrzeby;
W dalszej kolejności należy samodzielnie zapisać się na szkolenie. Aby to zrobić należy najpierw skorzystać z menu po lewej stronie i kliknąć klawisz „Strona główna”;
Dalej z prawej strony kliknąć w szkolenie „Rozporządzenie RODO” zostanie otwarte kolejna strona z możliwości samodzielnego zapisu na kurs (poprzez wybranie klawisza „Zapisz mnie”;
Po kliknięciu „Zapisz mnie” otworzy się strona z kursem RODO, a na podany podczas rejestracji użytkownika adres e-mail zostaną automatycznie wysłane dodatkowe informacje dotyczące samego szkolenia (np. korzyści z jego ukończenia) oraz odnośnik do niniejszej instrukcji.

Problem z zalogowaniem się do swojego konta.

W sytuacji, gdy osoba posiadająca konto w systemie ma problem z zalogowaniem się, można wykorzystać funkcję odzyskiwania hasła w celu ponownego uzyskania dostępu.

W tym celu na stronie głównej https://lms.open-audit.eu/ należy kliknąć w odnośnik „Zaloguj się”. Na stronie z formularzem logowania należy kliknąć odnośnik „Zapomniałeś(aś) nazwy użytkownika lub hasła?”.

Wpisując w pola formularza na kolejnej stronie alternatywnie nazwę użytkownika lub adres e-mail, system wyśle za pomocą poczty elektronicznej automatycznie informację jak uzyskać ponownie dostęp do konta resetując hasło dostępowe.